Unzulänglichkeiten in der neuen Software gegen Mängel im alten Prozess

Immer wieder hört man von irgendwelchen Pannen in Verwaltungen die dann mittelbar mit einer SAP-Umstellung zu tun hatten. Es liegt nahe hier die Schuld bei SAP zu suchen. Inzwischen glaube halte ich aber Altlasten in Prozessen für nicht zu vernachlässigen.

Während der Zeit an der Uni Bonn hatte diese auf SAP umgestellt und massive Probleme gehabt. Aber nach einiger Zeit war man dann doch sehr zuversichtlich. Man kann sich jetzt fragen, was eigentlich das Problem war. In anderen Beispielen wird die Migration abgebrochen, zum Beispiel bei Lidl auf SAP. Liegt das jetzt an SAP?

Ich weiß zu wenig über SAP, noch arbeite ich in der Verwaltung. Für mich ist das eine fortgeschrittene Datebank mit diversen Oberflächen für Firmen und Verwaltungen. Da sind diverse Standardprozesse abgebildet, die man in der Firma dann nutzen kann. Und dann kann man das noch anpassen. Es mag sein, dass diese Standardprozesse gut oder schlecht sind, das kann ich nicht beurteilen.

Die vorhandenen Prozesse in einem Geschäft werden aber mit Sicherheit von den Standardprozessen in SAP abweichen. Und genau da wird es jetzt interessant. Um ein Beispiel zu nennen: Bei der Abrechnung von Dienstreisen an der Uni war das alte System so, dass man erstmal formlos bei seinem Mittelverwalter nach Erlaubnis für die Dienstreise gefragt hat. Dann hat man gebucht und alles vorgestreckt. Nach der Reise hat man dann alle Belege eingereicht und bekam dann sozusagen rückwirkend eine Nummer für diese Reise. Und dann wurde die Erstattung geprüft und ausgezahlt. Mit SAP war es dann anders. Dort musste man die Dienstreise formhaft beantragen und bekam dann direkt eine Nummer zugeteilt. Ab da konnte man dann Belege einreichen unter Verweis auf diese Nummer.

Damit war der Prozess dann ganz anders. Und diverse Stellen, die sich auf diesen Ablauf eingerichtet hatten, mussten sich umstellen. Das ist erstmal Arbeit. Teilweise waren da noch irgendwelche alten Hilfssysteme unterwegs, die damit noch nicht klarkamen. Es gab also Probleme. Aber woran liegen die jetzt? Liegen die daran, dass der Standardprozess in der neuen Software schlecht ist? Dass er anders ist? Oder womöglich daran, dass der bisherige Prozess schlecht war?

Im Zivildienst habe ich ziemliche Chaosprozesse erlebt. Würde man versuchen diese mit einer Software abzubilden. Man würde dann viel fluchen, weil die Software diesen Prozess einfach nicht abbilden kann. Das Problem sind aber klar die Prozesse, nicht die Software.

Von daher bin ich inzwischen immer eher hellhörig, wenn sich Leute bei der Einführung einer neuen Software über jene Software beschweren. Manchmal ist da dann auch noch der zugrundeliegende Prozess schuld.