Besprechungen mit Laptops

Besprechungen sind ein nötiges Übel um Dinge zu organisieren. Dabei schadet es eigentlich fast immer, wenn Laptops mitgenommen werden.

Neulich saß ich mit gut 15 Leuten in einem Besprechungsraum. Anwesend waren diverse Leute aus der Sachbearbeitungsebene und auch diverse Führungskräfte aus den höheren Ebene. Interessant war zu sehen, wer ein Laptop mitgebracht hatte und was das mit der Besprechung gemacht hat.

Die Schriftführerin hatte einen Block dabei und schrieb dort mit, folgte konzentriert der Diskussion und war nicht abgelenkt. Weil sie mitgeschrieben hatte, war sie auch im Flow.

Einige saßen dort ohne Laptop oder Papier. Die haben dann auch meist aufmerksam zugehört. Man konnte merken, dass sie nicht bei jedem Thema interessiert waren, aber das ist in Ordnung. Sie waren dann wieder da, wenn es um ein anderes Thema ging. Teilweise haben die sich noch kurz untereinander besprochen und dann noch einen Kommentar eingebracht. Sie haben sich also mit dem Thema beschäftigt, ihre Gedanken aber noch weiter schweifen lassen und weitere Aspekte überlegt.

Die mit den Laptops waren aber meist darin abgetaucht. Die haben wahrscheinlich irgendwelche E-Mails beantwortet. Zum einen finde ich es nicht angenehm, zeigt es doch ein nachrangiges Interesse in der Besprechung selbst. Die Leute, die dort im Raum sitzen, sind weniger wichtig als die Absender*innen der E-Mails. Dabei können die E-Mails noch ein bisschen warten, die Leute im Raum sind gleichzeitig da. Ich kann durchaus verstehen, dass man sich in irrelevanten Meetings unproduktiv fühlt und seine Zeit verschwendet sieht. Man sollte dann aber eher versuchen die Teilnahme an der Besprechung zu ganz zu vermeiden oder aber aktiv auf die Agenda einwirken und für mehr interessante Dinge sorgen. Geht das beides nicht, gut, dann ist das mit dem Laptop wohl einfach normal.

Wenn es thematisch dann allerdings relevant für die Laptopnutzer wurde, waren sie recht schnell wieder da. Wahrscheinlich haben sie viel Übung darin noch mit einem Ohr zuzuhören. Ich hatte aber schon den Eindruck eines eher oberflächlichen Zuhörens. Ihnen fehlte der ganze Kontext der Frage und auch die Stimmung im Raum ein bisschen. Sie haben die Frage knapp beantwortet und tauchten dann wieder im Laptop ab.

Mich erinnerte das an die »Rule of Three« aus »Reclaiming Conversation«¹. Es geht um Teenager die eine Regel für das Tischgespräch bezüglich Smartphones haben. Man darf nur auf das Telefon schauen, wenn mindestens drei Personen an der Unterhaltung teilnehmen. Dann läuft die Unterhaltung und man kann sich ausklinken. Steigt man wieder in das Gespräch ein, kann sich jemand anderes ausklinken.

So wirkte es auch in dieser Besprechung. Einige Leute waren nur kurzzeitig anwesend, und dann wieder abwesend. Wenn man es noch weiterspinnt und die Anzahl der Laptops fast 100 % erreicht, dann ist es irgendwann keine echte Besprechung mehr. Die Moderation muss die ganze Zeit anwesend sein und weckt dann sozusagen einzelne Leute auf. Es hat eher etwas von einem Fürbittenvorlesen als einer wirklichen Unterhaltung. Und das finde ich sehr schade.