Aufpasser für Hybrid-Besprechungen

Vor Corona waren Besprechungen einfach, alle waren im Büro. Während Corona war es auch einfach, alle waren per Video drin. Jetzt ist es hybrid, und das ist schwer.

Während meiner Zeit an der Uni war ich einfach jeden Tag im Institut. Besprechungen fanden im Seminarraum statt, damit kam jeder klar. Später waren sie alle per Zoom, das ging nach den üblichen Startschwierigkeiten dann auch. Irgendwann hatte jeder ein vernünftiges Headset, seinen Mikrofonpegel eingestellt und wusste, wie man sich stummschaltet.

Nun habe ich im Büro aber regelmäßig hybride Besprechungen. Wir sind dann mit drei Leuten im Konferenzraum, einer oder mehrere sind per Video zugeschaltet. Früher an der Uni hatten wir das dann so gemacht, dass wir ein Laptop einfach irgendwo hingestellt hatten. Die Audioqualität war allerdings sehr bescheiden. Im Büro haben wir Fernseher und Tischmikrofone, aber grundlegende Probleme bleiben einfach.

Die Probleme sind gar nicht so sehr technischer Natur. Selbst das beste Tischmikrofon kann nichts machen, wenn jemand sein Laptop vor sich stellt und damit den Weg zwischen seinem Mund und dem Tischmikrofon blockiert, leidet die Tonqualität. Wenn jemand unter dem Tisch mit einem Kugelschreiber klickt, bekommt das niemand im Raum so wirklich mit, für die Leute per Video kann es unerträglich laut sein. Jedoch werden diese Dinge nicht immer angesprochen. Die Leute im Raum unterhalten sich teilweise so sehr, dass sie gar nicht mitbekommen, dass die Leute per Video auch einmal etwas sagen wollen. Sie können aber nicht sichtbar ihre Hand heben. Und durch die Latenzzeit kann man auch nicht wirklich elegant das Wort ergreifen, wenn jemand anderes fertig ist.

Es braucht also jemanden vor Ort, der ein bisschen auf die zugeschalteten Personen aufpasst. Ich habe das jetzt ein paar Mal gemacht. Es ist eigentlich gar nicht schwer. Man schaut immer wieder auf den Bildschirm, ob jemand seine Hand hebt (real oder virtuell). Dann moderiert man das in das Gespräch im Raum rein. Oder man fragt nach der Begrüßungsrunde, ob für alle die Tonqualität gut ist. Ich schaue auch immer, ob die Laptops nicht vor den Mikrofonen stehen. Als ich gefragt hatte, waren die Leute im Raum überrascht, die per Video hatten sich dann tatsächlich beschwert. Es ist also nötig.

Ich wäre da auch nicht drauf gekommen, wenn ich das nicht irgendwo anders mal gelesen hätte. Das war bei einem längeren Dokument zum verteilten Arbeiten, wo eben genau dieses Konzept des Aufpassers vorgestellt worden ist.

Daher kann ich das nur empfehlen: Eine Person bestimmen (oder einfach selbst machen), die auf die Leute hinter dem Bildschirm achtet. Einfach mal nachfragen, ob alle Leute im Raum gut verstanden werden. Häufig findet man noch Defizite mit den Mikrofonen, manche Leute sprechen auch sehr leise oder in ihre Hand. Im Raum hört man das, durch das Mikrofon hört man das dann nicht mehr. Die Leute hinter dem Bildschirm werden dann viel besser dem Gespräch folgen können.